Theo Quyết định, thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của mình và có trách nhiệm:

- Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, hư hỏng, không sử dụng được. Phân công cụ thể cán bộ, công chức thực hiện việc quản lý hộ chiếu.

- Cấp giấy biên nhận hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi đến nộp hộ chiếu và bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền theo quy định. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì phải thông báo cho cán bộ, công chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định.

- Kịp thời thu hồi hộ chiếu và thông báo bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ trong trường hợp người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu sau 05 ngày nhập cảnh về nước hoặc người được cấp hộ chiếu vi phạm nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu.

- Thông báo ngay bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.

- Chuyển Sở Ngoại vụ để thông báo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

- Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác sang đơn vị khác.

- Cơ quan quản lý hộ chiếu sẽ thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình của những người thuộc diện quy định từ khoản 1 đến Khoản 8 Điều 6 Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ   và  quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 65/2012/NĐ-CP ngày 06/9/2012 của Chính phủ.

- Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh.

Ngoài ra, Quyết định còn quy định người được cấp hộ chiếu có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản hộ chiếu theo quy định tại khoản 1 điều 13 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ.

Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công vụ ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

Nếu bị mất hộ chiếu trong nước, cán bộ, công chức có trách nhiệm khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan quản lý hộ chiếu, đồng gửi Sở Ngoại vụ báo cáo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó. Trường hợp bị mất hộ chiếu ở nước ngoài, thì phải khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất.

Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu quyết định.

Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo cơ quan quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến để các cơ quan này thực hiện việc quản lý hộ chiếu theo quy định tại Quy định này. Trường hợp thôi việc phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu.

Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.